ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

заведующего канцелярией

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция (далее – инструкция) определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией.

1.2. Инструкция разработана на основании Справочника квалификационных характеристик профессий работников – Выпуск 1. Профессии работников, являющихся общими для всех видов экономической деятельности, утвержденного приказом Минтруда Украины от 16.02.1998 с изменениями, утвержденными Минтруда Украины 26.02.1999, 15.04.1999, 10.12.1999, 14.02.2000, 23.05.2000, 12.12.2000 с учетом требований Закона Украины “Об охране труда” (новая редакция от 21.11.2002 № 229-IV), согласно статье 13 которого в должностных инструкциях должны быть определены обязанности по вопросам охраны труда, права и ответственность должностных лиц за выполнение возложенных на них функций.

1.3. Заведующий канцелярией назначается на должность и увольняется с должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке по приказу директора.

1.4. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.5. Квалификационные требования.

              Базовое высшее образование соответствующего направления подготовки (бакалавр или младший специалист) без требований к стажу работы. Полное общее среднее образование, профессионально-техническое образование и стаж работы в службе делопроизводства не менее 1 года.

1.6. Заведующий канцелярией должен знать:

1.6.1. Постановления, распоряжения, приказы, нормативные, методические и прочие руководящие документы по организации делопроизводства.

1.6.2. Государственную систему делопроизводства.

1.6.3. Стандарты системы организационно - распорядительной документации.

1.6.4. Структуру предприятия.

1.6.5. Организацию делопроизводства на предприятии.

1.6.6. Схемы документооборота.

1.6.7. Порядок разработки номенклатуры дел, описаний дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности, сроки и порядок передачи дел в архив.

1.6.8. Системы организации контроля за выполнением документов.

1.6.9. Организационную технику и прочие средства автоматизации управленческой работы.

1.6.10. Основы трудового законодательства Украины, организации производства и управления.

1.6.11. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.12. Правила охраны труда во время эксплуатации электронно-вычислительных машин и организационной техники.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Функциональные обязанности заведующего канцелярией определены на основе квалификационной характеристики данной должности.

2.2. Заведующий канцелярией:

            2.2.1. Руководит службой делопроизводства на предприятии.

            2.2.2. Обеспечивает своевременную обработку полученной и отправленной корреспонденции, ее доставку по назначению, осуществляет систематический контроль за сроками выполнения документов и их правильным оформлением.

            2.2.3. Организовывает работу, состоящую в приеме материалов и документов, в том числе приказов и распоряжений руководства предприятия, их регистрации, учете и передаче в соответствующие структурные подразделения, хранении материалов текущего делопроизводства, формировании дел и их направлении на государственное хранение.

            2.2.4. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и в его подразделениях, номенклатуру дел.

            2.2.5. Разрабатывает предложения по усовершенствованию системы делопроизводства, внедряет их, принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами автоматизации управленческого дела и т.п.

            2.2.6. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием и хранением материалов, своевременной передачей их в архив, подготовкой справок о соблюдении сроков выполнения документов.

            2.2.7. Обеспечивает печать и размножение служебных документов.

            2.2.8. Принимает участие в подготовке созванных руководством совещаний, организовывает их техническое обслуживание.

            2.2.9. Организовывает документы на служебные командировки, регистрирует работников, которые прибывают в командировки на предприятие.

            2.2.10. Обеспечивает выполнение требований охраны труда во время эксплуатации электронно-вычислительных машин и организационной техники.

            2.2.11. Принимает участие в составлении комплексных планов улучшения условий и безопасности труда предприятия.

            2.2.12. Организовывает контроль за выполнением планов улучшения условий и безопасности труда для работников канцелярии.

            2.2.13. Разрабатывает и своевременно пересматривает инструкции по охране труда по профессиям и видам работ для работников канцелярии.

            2.2.14. Принимает участие в работе комиссии по проверке знаний по вопросам охраны труда работников канцелярии; составляет перечень вопросов для проверки знаний по вопросам охраны труда.

3. ПРАВА

3.1. Заведующий канцелярии имеет право:

а) контролировать выполнение мероприятий по охране труда в канцелярии;

б) контролировать выполнение комплексных мероприятий по улучшению условий и безопасности труда;

в) подавать директору предприятия предложения по привлечению к ответственности злостных нарушителей правил охраны труда, а также поощрению работников, оказывающих содействие улучшению состояния охраны труда на производстве.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Несет ответственность за выполнение возложенных на него этой инструкцией обязанностей.

4.2. Несет персональную ответственность за создание безопасных и здоровых условий труда на рабочих местах работников канцелярии, реализацию комплексных мероприятий по улучшению условий и безопасности труда по направлению своей деятельности.

4.3. За нарушение законов и других нормативно-правовых актов об охране труда, создание препятствий в деятельности должностных лиц органов государственного надзора за охраной труда, а также представителей профсоюзов, их организаций и объединений заведующий канцелярией может привлекаться к дисциплинарной, административной, материальной, уголовной ответственности в соответствии с законом.

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

5.1. В своей работе подчиняется директору предприятия.

5.2. Руководит работниками канцелярии.

5.3. По вопросам охраны труда заведующий канцелярией организовывает и контролирует выполнение предписаний и требований органов государственного надзора за охраной труда, службы охраны труда предприятия по направлению своей деятельности.

Должностную инструкцию

получил    ____________  ________________ФИО сотрудника

E-mail: info@personal4u.com.ua