ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

заведующего архивом

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция (далее – инструкция) определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего архивом.

1.2. Инструкция разработана на основании Справочника квалификационных характеристик профессий работников – Выпуск 1. Профессии работников, являющихся общими для всех видов экономической деятельности, утвержденного приказом Минтруда Украины от 16.02.1998 с изменениями, утвержденными Минтруда Украины 26.02.1999, 15.04.1999, 10.12.1999, 14.02.2000, 23.05.2000, 12.12.2000 с учетом требований Закона Украины “Об охране труда” (новая редакция от 21.11.2002 № 229-IV), согласно статье 13 которого в должностных инструкциях должны быть определены обязанности по вопросам охраны труда, права и ответственность должностных лиц за выполнение возложенных на них функций.

1.3. Заведующий архивом назначается на должность и увольняется с должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке по приказу директора.

1.4. Заведующий архивом подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.5. Квалификационные требования.

              Полное или базовое высшее образование соответствующего направления подготовки (специалист, бакалавр или младший специалист). Последипломное образование в области управления. Стаж работы по ведению архивного дела: для специалиста или бакалавра - не менее 2 лет, младшего специалиста - не менее 3 лет.

1.6. Заведующий архивом должен знать:

1.6.1. Руководящие материалы органов, регламентирующих работу архивов.

1.6.2. Порядок оформления и действующую систему классификации материалов, поступающих в архив.

1.6.3. Государственную систему делопроизводства.

1.6.4. Структуру предприятия.

1.6.5. Организацию труда и управления в архивных учреждениях.

1.6.6. Основы трудового законодательства Украины.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Функциональные обязанности заведующего архивом определены на основе квалификационной характеристики данной должности.

2.2. Заведующий архивом:

            2.2.1. Организовывает ведение архивного дела на предприятии.

            2.2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

            2.2.3. Вместе с руководителями структурных подразделений разрабатывает номенклатуру дел текущего делопроизводства.

            2.2.4. Руководит работой по упорядочиванию справочного аппарата, который облегчает учет и использование архивных материалов.

            2.2.5. Предоставляет необходимую методическую помощь, инструктирует работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдаче материалов в архив.

            2.2.6. Контролирует своевременное поступление в архив документов, которые закончены делопроизводством.

            2.2.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе научной и практической ценности архивных документов, отбору материалов на постоянное и временное хранение, составление актов о передаче документов в государственный архив, списание и уничтожение материалов, срок хранения которых истек.

            2.2.8. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременным их восстановлением и заменой, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для сохранения документов.

            2.2.9. Организовывает подготовку необходимых справок на основе данных, имеющихся в наличии в материалах архива, готовит установленную отчетность.

            2.2.10. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела на предприятии.

            2.2.11. Обеспечивает выполнение требований охраны труда и пожарной безопасности во время выполнения работ в архиве.

            2.2.12. Принимает участие в составлении комплексных планов улучшения условий и безопасности труда предприятия.

            2.2.13. Организовывает контроль за выполнением планов улучшения условий и безопасности труда для работников архива.

            2.2.14. Обеспечивает хранение актов о несчастном случае на производстве по форме Н-1, карт условий труда для рабочих мест, отчетов, других документов по охране труда на протяжении установленных законодательством, нормативными актами и руководящими документами сроков.

            2.2.15. Обеспечивает определение научной и практической ценности рационализаторских предложений, изобретений, отчетов о выполнении научно - исследовательских и исследовательско-конструкторских работ по охране труда, которые сдаются на хранение в архив, их быстрый поиск и передачу должностным лицам предприятия в установленном порядке для использования по назначению в случае необходимости.

2.2.16. Принимает участие в работе комиссии по проверке состояния охраны труда на предприятии по направлению своей деятельности.

3. ПРАВА

3.1. Заведующий архивом имеет право:

а) контролировать выполнение мероприятий по охране труда в архиве;

б) контролировать правильность и целевое расходование средств, выделенных на выполнение мероприятий по охране труда;

в) контролировать выполнение комплексных мероприятий по улучшению условий и безопасности труда;

г) подавать директору предприятия предложения по привлечению к ответственности злонамеренных нарушителей правил охраны труда, а также поощрению работников, оказывающих содействие улучшению состояния охраны труда на производстве.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Несет ответственность за выполнение возложенных на него этой инструкцией обязанностей.

4.2. Несет персональную ответственность за создание безопасных и здоровых условий труда на рабочих местах работников архива, реализацию комплексных мероприятий по улучшению условий и безопасности труда по направлению своей деятельности.

4.3. За нарушение законов и других нормативно-правовых актов об охране труда, создание препятствий в деятельности должностных лиц органов государственного надзора за охраной труда, а также представителей профсоюзов, их организаций и объединений заведующий архивом может привлекаться к дисциплинарной, административной, материальной, уголовной ответственности в соответствии с законом.

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

5.1. В своей работе подчиняется директору предприятия.

5.2. Руководит работниками архива.

5.3. По вопросам охраны труда заведующий архивом организовывает и контролирует выполнение предписаний и требований органов государственного надзора за охраной труда, службы охраны труда предприятия по направлению своей деятельности.

            5.4. Вместе с начальником отдела охраны труда разрабатывает номенклатуру дел в отрасли делопроизводства по охране труда.

Должностную инструкцию

получил    ____________  ________________ФИО сотрудника

E-mail: info@personal4u.com.ua